witte kassa

Als Belgische horecaondernemer heeft u sinds 1 juli 2016 te maken met de Geregistreerde Kassa (GKS). Het systeem met een witte kassa is ingesteld om fraude en zwart geld in de horecasector te bestrijden. Aan de witte kassa moet ook een zogenoemde zwarte doos worden gekoppeld, waarmee manipulaties aan de kassa kunnen worden voorkomen.

Wie moet er een witte kassa hebben?

Volgens de wet geldt het geregistreerd kassasysteem voor exploitanten van een horeca-onderneming waar maaltijden worden geserveerd. Tevens geldt het systeem voor traiteurs die op regelmatige basis cateringdiensten verrichten. Bepaald is dat dat deze horecaondernemers tickets via een Geregistreerd Kassa Systeem (GKS) moeten uitreiken aan hun klanten. Deze tickets vervangen de oude kassabon. Als voorwaarde voor de verplichte installatie van een Geregistreerde Kassa geldt dat de jaaromzet uit maaltijdverstrekkingen of traiteursactiviteiten hoger moet zijn dan 25.000 euro exclusief btw. Er zijn wel uitzonderingen voor onderaannemers, bedrijfsrestaurants en hoteldelen van horeca-ondernemingen. Bij een jaaromzet lager dan 25.000 euro is een GKS niet verplicht. Wel moet een horeca-ondernemer ieder jaar opnieuw de omzet evalueren, om te zien of men nog steeds geen witte kassa hoeft te gebruiken.

De verplichte zwarte doos

In de praktijk kan een geregistreerd kassasysteem zonder extra beveiligingsmaatregelen nog steeds gemanipuleerd worden. Zo kan bijvoorbeeld de software van een witte kassa aangepast worden. Daarom moet de witte kassa worden voorzien van een zwarte doos. Een andere benaming voor deze zwarte doos of black box is de FDM (fiscal data module). Deze module moet aan de witte kassa worden gekoppeld, waardoor alle verkopen en mogelijke frauduleuze handelingen geregistreerd worden. Deze data is kan niet door de horecaondernemer of kwaadwillenden gewist worden, en geeft de fiscus de mogelijkheid om snel en gericht controles uit te voeren. Indien u een witte kassa heeft, bent u verplicht om hier een zwarte doos aan te koppelen. De fiscus houdt bij welke ondernemers met een geregistreerd kassasystemen werken. Indien u nog een Geregistreerde Kassa (GKS) moet aanschaffen, let er dan op dat uw kassa kan samenwerken met een zwarte doos. Uw kassaleverancier moet hier een certificaat van kunnen tonen.